Автор: Славчо Бујароски, управител и сопственик на „Сигма-СБ“
Електронската размена на документи (EDI) е збир на стандарди за комуникација помеѓу два компјутерски система преку кои се разменуваат деловни документи помеѓу компании (трговски партнери) во стандардизиран формат разбирлив за компјутерските системи. EDI е иницијатива почната уште од 1960 година меѓу компании во транспортниот и малопродажниот сектор, со цел да се подобри квалитетот на услугите за купувачите и за други долгорочни заштеди.
EDI е крупен чекор напред кон креирање канцеларии без хартија.
Постојат многу различни видови документи што можат да бидат разменети по електронски пат со EDI, низ широк спектар на индустрии. Во трговијата најчесто се користат следниве типови:
- Каталог на артикли и ценовник
- Нарачка до доставувач;
- Потврда на нарачката од страна на доставувачот;
- Испратница;
- Фактура;
- Извештај за залиха.
Со замена на хартиените документи, како што се нарачки кон доставувачи или фактури со соодветен EDI-еквивалент што е разбирлив за компјутерите, се постигнуваат следните придобивки:
- Точноста е зголемена, бидејќи нема човечка интеракција (рачно внесување податоци);
- Зголемена е брзината на размена на документите;
- Скратено е времето на воведување на нови производи;
- Постои следливост на настаните поврзани со размената на документите на едно место (кој, кога, што);
- Подобрени се услугите за клиентите;
- Вкупните трошоци на работењето се намалени;
Зошто EDI?
EDI овозможува бизнисот да биде поавтоматизиран и поефикасен. EDI овозможува вашата организација да има подобри и поцврсти односи со доставувачите и купувачите. Воедно, овозможува поголема предност во однос на конкуренцијата Со EDI се постигнува заштеда на време при: подготовка на документи; откривање грешки во документите и нивно отстранување; подготовка на пошта (или е-пошта); телефонски разговори; внесување податоци; проверки и известување.
Зголемена конкурентност: Бидејќи EDI е стандардизиран систем (универзален јазик), со неговата имплементација, компанијата добива универзална алатка за размена на документи со сите компании ширум светот. Компаниите што користат EDI се „посакувани“ трговски партнери и имаат предност во однос на другите. Некои истражувања покажуваат дека со користење на EDI може да се постигне заштеда на време (со тоа и пари) и до 50%. Други истражувања покажуваат дека компаниите по имплементацијата на EDI имаат зголемување на продажбата од 18%.
Kој може да го користи системот EDI?
Користењето на EDI нема ограничување во однос на бизнис-секторот. Еве некои од секторите:
- Малопродажни системи (мали и големи трговци);
- Дистрибутивни системи;
- Транспорт и логистика;
- Производство;
- Здравство;
- Јавна администрација;
- Автомобилска индустрија;
- Издаваштво.
Kако функционира?
Електронскиот проток на деловни документи во пакети на форматирани податоци е невидлив. Најголемиот дел од трансакциите EDI се исти како оние што традиционално се прават рачно со хартиени документи. Единствена разлика кога се прават преку EDI е што информацијата се испраќа и се прима во електронска форма како пакет од податоци форматиран во согласност со стандардите на EDI.
Еден типичен процес EDI би изгледал вака:
- Испраќачот подготвува документ во својот софтверски систем.
- Софтверскиот систем кај испраќачот ги мапира податоците од подготвениот документ во датотека со соодветен формат EDI за испраќање.
- Датотеката EDI до трговскиот партнер-примател се испраќа преку мрежата за размена на документи.
- Примателот примената датотека ја преведува од стандарден формат EDI во формат на деловен документ што е разбирлив од софтверскиот систем кај примателот.
Mрежа за електронска размена на документи
Мрежата за електронска размена на документи (МЕРД) претставува универзална услужна платформа што обезбедува пренос на електронските документи од системот EDI, од компјутерскиот систем на праќачот на документот до компјутерскиот систем на примачот на документот. Приклучувањето на МЕРД овозможува компанијата што го користи EDI да има само еден провајдер преку кој ќе се врши комплетната размена на сите документи со сите трговски партнери. Со ова се постигнува: заштеда во инвестиција во адаптација на постоечкиот софтверски систем; сигурност на системот; заштеда во трошоци и персонал за одржување на комуникациските врски.
Kако се имплементира?
За да се почне со имплементација, компанијата што имплементира EDI мора да исполни неколку технички предуслови:
- Да биде членка на ГС1 Македонија од каде што се издаваат GLN (Global Loyacion Number) односно „Глобален број на локација“, преку кој се идентификуваат трговските партнери при „Електронската размена на документи“;
- Во сопствениот софтверски систем да има евиденција на GTIN (Global Trade Item Number), односно единствени бар-кодови за сите артикли што ќе учествуваат во електронската размена на документи;
- Во зависност од областа на дејствување, да ги адаптира системите за кодирање (единични мерки, јазици, услови за плаќање и многу други) според интернационалните стандарди за кодирање;
- Да има можност да го адаптира сопствениот софтверски систем за експорт и импорт на документите што ќе учествуваат во EDI.
Имплементацијата на EDI не е едноставен процес и оди во неколку чекори: се согледуваат придобивките од користењето на EDI кај секоја организација што сака да го имплементира; се одбира и соодветен трговски партнер за почнување на меѓусебна размена на документи, каде што придобивките ќе бидат најизразени; се одбира и провајдер EDI, односно „Мрежа за електронска размена на документи“, што ќе учествува во техничката реализација на EDI и во најчест број случаи ќе ја води имплементацијата; се прави оперативен план за имплементација.
Употреба во Македонија
Благодарение на напорите на ГС1 Македонија, кој во минатиот период организираше едукативни работилници низ целата територија на Македонија за корисноста на EDI, употребата на EDI во Македонија е во зачеток. Тоа покажува дека е корисна алатка што може да донесе многу придобивки за македонските компании и за општата деловна клима во Македонија.
Сакате да дознаете како SSBEdi може да ја зголеми продажбата во Вашата компанија?
Заштедете време и напор и закажете необврзувачки консултативен разговор, за да дознаете како може да ги искористие предностите кои ги нуди SSBEdi за Вас !
